УТВЕРЖДЕНО приказом председателя Ирбитского районного суда Свердловской области от 13 мая 2021 г. N 20-ОД

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Ирбитского районного суда Свердловской области

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы Ирбитского районного суда Свердловской области (далее – суд), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

1.2. Суд обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное  хранение в Государственное казённое учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» (далее – ГКУСО «ГААОСО»).

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет суда.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица суда несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В целях своевременного приема архивных документов от отдела делопроизводства суда, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации создан архив суда.

Суд обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Основные задачи, функции и права архива суда возложены на секретаря суда, ответственного за ведение архива.

Секретарь суда, назначается и освобождается от должности приказом  председателя Ирбитского районного суда.

1.5. Секретарь суда, ответственный за ведение архива, входит в состав  экспертной комиссии (ЭК) суда.

1.6. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в суде.

1.7. Организационное, методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет Управление архивами Свердловской области и ГКУСО «ГААОСО», а в части контроля выполнения задач и функций, возложенных на архив, – председатель суда.

1.8. Архив суда в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Управления архивами Свердловской области, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236,  Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.06.2007 № 1182, решениями экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК), методическими указаниями государственного архива, приказами председателя суда, настоящим Положением.

Положение об архиве суда разработано на основании примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42  и утверждается приказом председателя суда.

 

2. Состав документов архива

 

2.1. В архив суда поступают:

-       законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов делопроизводства суда, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

-       документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных (реорганизованных) структурных подразделений, переданные в установленном порядке;

-       служебные и ведомственные издания;

-       научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3. Задачи архива суда

 

3.1. Комплектование архива суда документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве.

3.2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве суда, а также подготовка и передача документов на постоянное хранение в ГКУСО «ГААОСО» с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

3.3. Осуществление методического руководства и контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве суда.

 

4. Функции архива суда

 

4.1. Принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов делопроизводства суда постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

4.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.

4.3. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива.

4.4. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов Архива, осуществляет  использование документов по запросам отделов делопроизводства суда, организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования, а также выдает в установленном порядке дела, документы, их копии и архивные справки.

4.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.

4.6. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в отделах делопроизводства суда, а также подготовку дел к передаче в архив суда.

4.7. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда.

4.8. Оказывает методическую и практическую помощь отделам делопроизводства суда в работе с документами.

4.9. Составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях и акты об утрате дел на рассмотрение экспертной комиссии суда и экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области, в соответствии с графиком, согласованным с ГКУСО «ГААОСО».

4.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц и работников архива и подразделений документационного обеспечения.

4.11. Ежегодно представляет в ГКУСО «ГААОСО» сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУСО «ГААОСО» документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

5. Права архива суда

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделе делопроизводства;

5.2. Запрашивать от отдела делопроизводства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

5.3. Информировать  председателя суда по вопросам работы архива;

5.4. В установленном порядке представлять суд в Управлении архивами Свердловской области;

5.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам суда по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы  ценности документов, оформления дел;

5.6. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов сотрудников ГКУСО «ГААОСО».

 

6. Заключительные положения

 

6.1. Должностные обязанности, права и ответственность должностного лица, ответственного за работу архива суда,  регламентируются должностным регламентом, утвержденным в соответствии с приказом председателя суда.

6.2. Должностное лицо, назначенное ответственным за работу архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

6.3. Комплектование архива суда документами, не указанными в пункте 2.1, и возложение на архив функций, не предусмотренных настоящим положением, не допускается.